Management von Freiwilligen während des Covid-19-Notfalls | Fallstudie in Arbedo Castione

Aus der Zusammenarbeit zwischen der DOS Group und der Gemeinde von Arbedo – Castione entstand eine Lösung zur Koordinierung und Verwaltung von Freiwilligen, um älteren Menschen, Menschen mit chronischen Krankheiten und Covid-19-Infizierten bei all jenen Aufgaben, wie z.B. Ausgaben, zu helfen, die zu dieser Zeit unmöglich zu erfüllen waren. Die Kombination des technologischen Fachwissens von DOS Group, als Expertenunternehmen für die Entwicklung von Anwendungen, insbesondere im Notfallbereich – dank Momentum – und des Know-hows einer der fortschrittlichsten Gemeinden des Tessins, hat es ermöglicht, die Lösung operationell zu machen, um die Verwaltung der Aktivitäten zu optimieren und zu beschleunigen.

Koordination eines Teams von Freiwilligen während des Notfalls Covid-19: der Fall Arbedo-Castione

Arbedo Castione ist eine Schweizer Gemeinde im Kanton Tessin im Bezirk Bellinzona mit 5’129 Einwohnern. Mit der Verschärfung der Pandemie und der daraus resultierenden Abriegelung, die im März verhängt wurde, hat die Gemeinde entschieden, für ihre schwächsten Bürger einen kostenlosen Hauslieferdienst einzurichten, der sich an die schwachen und älteren Bürger in Schwierigkeiten richtet.

“Unser Bedürfnis war es, rechtzeitig und zuverlässig auf die Bitten jener Bürger zu reagieren, die sich während des Covid-19 Notfalls ein wenig desorientiert und in einigen Fällen verängstigt fühlten”.

Der Dienst, der von Freiwilligen mit Wohnsitz in der Gemeinde und den Einwohnern der Nachbargemeinden sowie von Gemeindebediensteten geleistet wurde, beruhte auf einer Reihe manueller Prozesse, die zumeist telefonisch durchgeführt wurden.

Die Lösung: Momentum als Plattform zur Verwaltung der Freiwilligenteams

App per gestire i volontari durante il coronavirus

“Wir hungern nach Technologie”  

Das manuelle Verfahren, das vom Gemeindesekretär Giuseppe Allegri (im Foto rechts) entwickelt wurde, bestand darin, die Verantwortlichen telefonisch zu erreichen und sie dann durch die Gemeindekanzlei gehen zu lassen, um die Listen mit den in den angeschlossenen Geschäften durchzuführenden Tätigkeiten zu sammeln.

“Obwohl dieser Prozess langwierig und nicht automatisch war, konnten wir zu Beginn der Notsituation denjenigen helfen, die sich in den meisten Schwierigkeiten befanden. Dann, dank der Hilfe von DOS und unserem Wunsch nach Technologie, die uns dazu bringt, uns für all jene Werkzeuge zu interessieren, die Prozesse rationalisieren und automatisieren können, haben wir uns für Momentum entschieden”.

Durch die Nutzung der bereits in Momentum vorhandenen Funktionalität, die auf die Optimierung des Teammanagements und die Automatisierung der Kommunikationsprozesse ausgerichtet ist, war die Tessiner Gemeinde in der Lage, die Menschen und Teams von Freiwilligen in der Region leichter zu verwalten. Tatsächlich ermöglichte Momentum mit seiner Webschnittstelle den Projektmanagern eine einfachere Freigabe der Aktivitäten, wodurch die Anzahl der Freiwilligen (die vorher zur Kanzlei gehen mussten) durch eine direkte Kommunikation der Einkaufslisten mittels der App erheblich reduziert wurde. Tatsächlich erhielt der Freiwillige die Bestellung und die Lieferadresse auf seinem Mobilgerät.

Die Vorteile einer Kommunikationsmanagement-Software: Automatisierung, Effizienz und Geschwindigkeit

Die Hauptvorteile der Momentum-Anwendung, die der Projektleiter der Gemeinde festgestellt hat, waren die Automatisierung des Prozesses der Versendung der Listen von durchzuführenden Aktivitäten und eine Steigerung der Effizienz und Schnelligkeit von Freiwilligen. Wenn sie einerseits in der Lage waren, einen Teil des manuellen Prozesses des Aufrufs der Freiwilligen zu eliminieren, erlaubte die Momentum-Anwendung andererseits, die Zeit für die Freigabe der Aktivitäten und die Zeit für ihre Durchführung zu reduzieren und so Missverständnisse und Zeitverschwendung zu vermeiden.

Da unsere Gemeinde die einzige war, die Momentum während des Anstiegs der Covid-Fälle zur Verwaltung des Freiwilligennetztes eingesetzt hat, hatte ich das Gefühl, dass das Potenzial dieser Art von Software von anderen Gemeinden nicht vollständig verstanden wurde. Wir, die wir sie getestet haben, erwägen sogar, Momentum zur Optimierung und Verbesserung der internen Kommunikation für andere Anwendungsfälle einzusetzen. Wir sind davon überzeugt, dass die Software Momentum innerhalb der Aktivitäten unserer Stadtverwaltung durch den großen Umfang von möglichen Anpassungen, mehr Vorteile bringen kann“.

Zwei weitere starke Punkte wurden von der Gemeinde hervorgehoben, dank derer es möglich war, dieses Projekt zum Erfolg zu führen: der erste hängt mit der erwiesenen Solidität und Vollständigkeit des Momentum Produkts zusammen; der zweite betrifft die Beziehung und Unterstützung von DOS Group SA. Die Stadtverwaltung betrachtete Momentum als ein wirklich interessantes und leistungsfähiges Produkt, das für ein breites Spektrum unterschiedlicher Bedürfnisse eingesetzt werden kann, insbesondere zur Bewältigung der möglichen zweiten Welle vom Covid-19.

In Bezug auf die Beziehung mit dem DOS-Team war der Dialog:

“Absolut ausgezeichnet. Wir hatten die Gelegenheit, mit Cecilia Donetti (Sales & Product Owner Momentum) und mit dem Momentum-Team-Manager (Raffaele Calabrese) direkt und schnell, ohne Vermittler, zu sprechen. Wir hatten die Gelegenheit, unsere Wünsche und Bedürfnisse schnell zu besprechen und umzusetzen (Pandemie-Ursache) und die App in nur einer Woche in Produktion zu bringen”.

Über Momentum

Momentum wurde 2014 als ein System für das Notfallmanagement geboren, das sich dann zu einem echten Ökosystem entwickelte. Es basiert auf einer offenen Architektur, die es Ihnen ermöglicht, eine erfolgreiche Strategie für ein angemessenes Notfallmanagement zu planen, um die Folgen von Unfällen zu mildern, eine Gruppe oder Gemeinschaft von Menschen mit wirksamen Informationen über die im Notfall zu ergreifenden Risiko- und Selbstschutzmaßnahmen vorzubereiten, zu managen und durch Alarmierung der entsprechenden Einsatzteams darauf zu reagieren.

Obwohl jeder Sektor einzigartig ist und es große Unterschiede zwischen dem öffentlichen und dem privaten Sektor gibt, ist Momentum dank seiner modularen Struktur, die je nach den spezifischen Bedürfnissen angepasst werden kann, in der Lage, sich an jeden Bedarf anzupassen.

Vor diesem Hintergrund bietet Momentum eine vollständige Palette von Lösungen für den öffentlichen Sektor für Alarmierung, Krisenmanagement, mobile Zusammenarbeit, schnelle Nachrichtenübermittlung, Überwachung und Verwaltung der Fahrzeugflotte, Temperatur- und Zugangskontrollen während der Covid-19-Pandemie, IoT-Lösungen und die Integration von Plattformen Dritter.

Wollen Sie mehr über Momentum erfahren? Kontaktieren Sie uns für eine Beratung mit unseren Lösungsarchitekten