Gestion des volontaires lors de l’urgence Covid-19 | Étude de cas à Arbedo Castione

De la collaboration entre DOS Group et la municipalité d’Arbedo – Castione est née une solution pour coordonner et gérer les bénévoles afin d’assister les personnes âgées, les personnes atteintes de maladies chroniques et celles infectées par le Covid-19 dans le cadre de certaines tâches pour lesquelles elles ont besoin d’aide pendant la pandémie, comme par exemple faire les courses. La combinaison de l’expertise technologique de DOS Group, en tant qu’entreprise experte dans le développement d’applications, notamment dans le secteur de l’urgence – grâce à Momentum – et le savoir-faire d’une des communes les plus avancées du Tessin, a permis de rendre la solution opérationnelle pour optimiser et accélérer la gestion des activités.

Coordination d’une équipe de volontaires lors de l’urgence Covid-19: le cas d’Arbedo-Castione

Arbedo Castione est une ville suisse du canton du Tessin de 5129 habitants dans le district de Bellinzone. Avec l’intensification de la pandémie et le confinement imposé au cours du mois de mars, la municipalité a ressenti le besoin de mettre en place un service de livraison gratuite à domicile pour ses citoyens les plus fragiles, en particulier les personnes malades, âgées et en difficulté.

“Notre besoin était de répondre de manière opportune et fiable aux demandes des citoyens qui se sentaient un peu désorientés et dans certains cas effrayés pendant l’urgence du Covid-19”.

Le service, assuré par des bénévoles domiciliés dans la commune et par des habitants des communes voisines et des employés municipaux, reposait sur une série de processus manuels, principalement effectués par téléphone.

La solution: Momentum comme plateforme de gestion d’équipes de bénévoles

App per gestire i volontari durante il coronavirus

“Nous avons faim de technologie”  

Le processus manuel, développé par le secrétaire municipal Giuseppe Allegri (sur la photo de droite), consistait à joindre les responsables par téléphone puis à les faire passer par la chancellerie municipale pour collecter les listes de courses à effectuer auprès des magasins affiliés.

“Bien que ce processus ait été long et non automatique, au début de l’urgence, nous avons pu aider ceux qui étaient le plus en difficulté. Puis, grâce à l’aide de DOS et à notre désir d’adopter de nouvelles technologies et aux outils capables de rationaliser les processus et de les automatiser, nous avons décidé d’adopter Momentum”.

En s’appuyant sur les fonctionnalités déjà présentes dans Momentum, conçues pour optimiser la gestion des équipes et l’automatisation des processus de communication, la commune tessinoise a pu gérer plus facilement les personnes et les équipes de bénévoles du territoire. En effet, avec son interface web, Momentum permettait aux responsables du projet de réaliser les activités plus facilement, tout en réduisant significativement le nombre de bénévoles (qui devaient auparavant atteindre physiquement la chancellerie) et en communiquant directement les listes de courses via l’application. En fait, le bénévole recevait le bon de commande et l’adresse de livraison sur son appareil mobile.

Les avantages du logiciel de gestion des communications : automatisation, efficacité et rapidité

Les principaux avantages de l’application Momentum selon le chef de projet de la commune ont été l’automatisation du processus d’envoi des listes d’activités à réaliser et une augmentation de l’efficacité et de la rapidité du réseau de bénévoles. En effet, si d’une part ils ont pu éliminer une partie du processus manuel d’appel des bénévoles, d’autre part l’application Momentum a permis de communiquer clairement et de réduire le temps de réalisation des activités, évitant ainsi les malentendus et les pertes de temps.

Etant donné que notre commune a été la seule à avoir utilisé Momentum pour gérer le réseau des bénévoles lors de la montée des cas de Covid-19, j’ai le sentiment que le potentiel de ce type de logiciel n’est pas entièrement compris par les autres communes. Nous qui l’avons testé, envisageons même d’utiliser Momentum pour optimiser et améliorer la communication interne pour d’autres cas d’utilisation. Nous sommes convaincus que Momentum peut avoir plus d’utilisations dans les activités de notre commune grâce aux nombreuses possibilités de personnalisation qu’elle offre “.

Deux autres points forts ont été mis en évidence par la municipalité grâce auxquels il a été possible de mener à bien ce projet: le premier lié à la solidité et l’exhaustivité avérées du produit Momentum; le second concernant la relation et l’assistance de DOS Group SA. La commune a considéré Momentum comme un produit vraiment intéressant et performant, qui peut être adopté pour un large éventail de besoins différents, en particulier pour gérer l’éventuelle deuxième vague de Covid-19.

En ce qui concerne la relation avec l’équipe DOS, le dialogue était:

“Absolument excellent. Nous avons eu l’opportunité de parler directement et rapidement avec Cecilia Donetti (Sales & Product Owner Momentum) et avec le Team Manager de Momentum (Raffaele Calabrese) sans intermédiaire. Nous avons eu l’opportunité de discuter et de mettre en œuvre rapidement (pandémie oblige) nos demandes et besoins, en mettant l’application en production en une semaine seulement”.

À propos de Momentum

Momentum est né en 2014 en tant que système de gestion des urgences, qui a ensuite évolué vers un véritable éco-système. Il est basé sur une architecture ouverte qui permet de planifier une stratégie saine de gestion des situations urgences, afin d’atténuer les conséquences des accidents, de préparer un groupe ou une communauté de personnes avec une information efficace sur les risques et les mesures d’autoprotection, pour la gérer et y répondre en alertant les équipes d’intervention appropriées.
Bien que chaque secteur soit unique et qu’il existe de grandes différences entre les secteurs public et privé, Momentum est capable de s’adapter à tous les besoins grâce à sa structure modulaire et personnalisable en fonction des besoins spécifiques.
Dans cet esprit, Momentum propose une gamme complète de solutions spécifiques au secteur public pour les alertes de masse, la gestion de crise, la collaboration mobile, la messagerie rapide, la surveillance et la gestion de flotte de véhicules, le contrôle de température et d’accès pendant la pandémie Covid-19, des solutions IoT et des solutions intégrées de plate-formes de tiers.

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